接待方案(制定商務(wù)接待方案需注意哪些事項)
1.制定商務(wù)接待方案需注意哪些事項
（一）對前來訪問、洽談業(yè)務(wù)、參加會議的外國、外地客人，應(yīng)首先了解對方到達(dá)的車次、航班，安排與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。
若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。 （二）主人到車站、機(jī)場去迎接客人，應(yīng)提前到達(dá)，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。
客人看到有人來迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信 譽的印象。 （三）接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。
然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名 片，可送予對方。 注意送名片的禮儀： 1、當(dāng)你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關(guān)照”。
你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話， 能否留張名片給我？” 2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不 看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。 （四）迎接客人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙準(zhǔn)備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。
（五）主人應(yīng)提前為客人準(zhǔn)備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進(jìn)房間，同時向客人介紹住處的服務(wù)、設(shè)施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。 （六）將客人送到住地后，主人不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等。
考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點、方式等告訴客人。
二、接待禮儀 接待客人要注意以下幾點。 （一）客人要找的負(fù)責(zé)人不在時，要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位。
請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負(fù) 責(zé)人到對方單位去。 （二）客人到來時，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志，如果可能， 應(yīng)該時常為客人換飲料。
（三）接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)目的地，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢。 1、在走廊的引導(dǎo)方法。
接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走 在內(nèi)側(cè)。 2、在樓梯的引導(dǎo)方法。
當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時， 接待人員應(yīng)該注意客人的安全。 3、在電梯的引導(dǎo)方法。
引導(dǎo)客人乘坐電梯時，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。 4、客廳里的引導(dǎo)方法。
當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應(yīng)請客人改坐上座 （一般靠近門的一方為下座）。
（四）誠心誠意的奉茶。我國人民習(xí)慣以茶水招待客人，在招待尊貴客人時，茶具要特別講究，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。
三、乘車禮儀 （一）小轎車。 1、小轎車的座位，如有司機(jī)駕駛時，以后排右側(cè)為首位，左側(cè)次之，中間 座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席。
2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再安排客人。 3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務(wù)于自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然后自己再上車。
4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應(yīng)邀友人坐前座，友人之婦坐后座， 或讓友人夫婦都坐前座。 5、主人親自駕車，坐客只有一人，應(yīng)坐在主人旁邊。
若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項禮節(jié)最易疏忽。 6、女士登車不要一只先踏入車內(nèi)，也不要爬進(jìn)車?yán)铩?/p>
需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進(jìn)車?yán)铮p膝一定保持合并的 姿勢。 （二）吉普車 吉普車無論是主人駕駛還是司機(jī)駕駛，都應(yīng)以前排右坐為尊，后排右側(cè)次之，后排左側(cè)為末席。
上車時，后排位低者先上車，前排尊者后上。下車時前排客人 先下，后排客人再下車。
（三）旅行車 我們在接待團(tuán)體客人時，多采用旅行車接送客人。旅行車以司機(jī)座后第一排 即前排為尊，后排依次為小。
其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)遞減。 商務(wù)外事接待常識 一：接待準(zhǔn)備 外事接待單位為圓滿完成接待任務(wù)，一般需要專門接待小組，全面負(fù)責(zé)一切接待事宜。
接待工作首先應(yīng)了解來訪者的基本情況，弄清代表團(tuán)的國別、名稱、成員名單、來訪目的等內(nèi)容。如需要根據(jù)客人要求預(yù)定賓館或返程機(jī)票，還應(yīng)索取來賓護(hù)照的復(fù)印（傳真）件。
2.會議接待禮儀中如何制訂接待方案?
接待一般客人可直接由企業(yè)辦公室、公關(guān)部或接待科按工作慣例直接制訂出 接待方案并組織實施。
而重要的客人、高級團(tuán)組的接待工作，應(yīng)由企業(yè)一位領(lǐng)導(dǎo)親 自主持召開接待籌備會。根據(jù)企業(yè)的實際情況、客人的意圖要求制訂出詳細(xì)、切合 實際的接待方案。
接待方案應(yīng)包括： ① 介紹客人的基本情況。 每個接待人員都要熟悉情況。
② 確定接待工作的組織人員和分工。一般應(yīng)確定一名主管領(lǐng)導(dǎo)全權(quán)負(fù)責(zé)，1? 2名的主陪接待人員，其他工作也具體落實到個人，并明確工作的要求。
③ 食宿安排。食宿和房間的安排方面，應(yīng)考慮接待工作以及客人生活、工作、旅游的方便，房間的安排要與客人的身份相符合。
伙食標(biāo)準(zhǔn)和用餐形式盡量尊重 大多數(shù)人的習(xí)慣。 ④ 交通工具。
按照活動計劃安排好車輛。 ⑤ 費用支出情況。
費用預(yù)算應(yīng)本著實效、節(jié)約的原則。 ⑥ 日程安排。
接待方案一旦制訂，一定要及時上報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。接待計劃應(yīng)該得到上級 或主管經(jīng)理人員的批準(zhǔn)，告之來訪者讓其心中有數(shù)。
3.接待工作方案
先準(zhǔn)備好接待的地點`。
桌子椅子都要準(zhǔn)備好`。還要準(zhǔn)備給學(xué)生和家長參考的文件資料。
筆紙這些準(zhǔn)備是必要的`。` 在接待的過程中你要讓學(xué)生和家長的思想跟你你的思想走 ` 這點要用到營銷學(xué)，其實也很簡單`。
最重要的基本禮貌和耐心加上忍耐力是非常重要的`。`。
`他們來了解你們學(xué)校`，他們說你們學(xué)校的負(fù)面`，不要和他們爭論這一點`，馬上叉開話題說你們學(xué)校什么什么好 `，` 相對于其他學(xué)校好的地方`。說出你們學(xué)校的優(yōu)勢``` ， 比如學(xué)校設(shè)施，環(huán)境，教師素質(zhì)，畢業(yè)人才，完善的安全管理，地理優(yōu)勢，交通方便，學(xué)風(fēng)，校風(fēng)，學(xué)校的辦學(xué)特色等等。
諸多學(xué)校資料一定要準(zhǔn)備完整，其他的就只能靠臨場發(fā)揮了`` 我能幫你的也就只有這些``` 畢竟不能在你面前給你做示范。
靠你自己努力了`。
4.團(tuán)隊接待有什么步驟和注意事項
團(tuán)隊預(yù)定
由業(yè)務(wù)員與團(tuán)隊負(fù)責(zé)人（園長/校長、旅行社計調(diào)等等）聯(lián)系溝通，提前告知對方開館時間及表演時間。確定團(tuán)隊來館日期、人數(shù)（預(yù)計）、團(tuán)隊類型、團(tuán)隊到達(dá)樂園時間（上午/下午，能確定幾點到最好）等，并填寫《團(tuán)隊預(yù)訂單》，并由市場部經(jīng)理簽字。團(tuán)隊預(yù)訂單一式三聯(lián)，其中：
①白聯(lián)（送行政人事部）：通知全公司。如果團(tuán)隊來館比較早，則通知全體員工提前上班等，做好接團(tuán)充分準(zhǔn)備。如技術(shù)部開燈、排風(fēng)扇等，確保產(chǎn)品良好的展示效果和館內(nèi)空氣新鮮；客服部團(tuán)隊接待工作安排；行政人事部負(fù)責(zé)后勤工作，便于安排司陪餐等。
②紅聯(lián)（送財務(wù)）：便于財務(wù)知曉和通知第2天在大廳售票員具體團(tuán)隊價格，結(jié)算賬款等。
③藍(lán)聯(lián)（送現(xiàn)場）：便于現(xiàn)場人員相互告知，提前安排準(zhǔn)備工作和人員安排等。 另外，再自填一聯(lián)團(tuán)隊預(yù)定單：便于接團(tuán)。此單不用部門經(jīng)理簽字，送西大門，直接交給樂園大門負(fù)責(zé)人留底即可。
1.2 團(tuán)隊接待 1.21團(tuán)隊入館前：
A.產(chǎn)品部：燈光、排風(fēng)扇的開啟，檢查各展缸生物狀態(tài)，確保良好的展示效果（無死魚、展缸中無明顯藻類雜生）。
B.客服部：營銷員與團(tuán)隊負(fù)責(zé)人聯(lián)系溝通好，將團(tuán)隊即將到達(dá)時間通知現(xiàn)場負(fù)責(zé)人，以便現(xiàn)場負(fù)責(zé)人及時安排接待工作：檢查館內(nèi)燈光開啟情況和放音設(shè)備的工作情況（如沒有開啟，及時通知產(chǎn)品部，放音設(shè)備提前開啟，做好檢查）；講解員準(zhǔn)備好擴(kuò)音器（確保擴(kuò)音器電力充足），在大廳等侯；檢票員在崗做好準(zhǔn)備工作。
與團(tuán)隊負(fù)責(zé)人聯(lián)系好后，營銷員提前去西大門等侯團(tuán)隊，把團(tuán)隊預(yù)訂單直接交給樂園大門負(fù)責(zé)人讓團(tuán)隊入園。途中再次告知團(tuán)隊已進(jìn)園，講解員站在義烏海洋世界大門口等待。
營銷人員把團(tuán)隊帶到海洋世界廣場，由一名講解員主動與團(tuán)隊領(lǐng)隊溝通。將入館前注意事項告知團(tuán)隊：讓團(tuán)隊排隊，依次進(jìn)館；將館內(nèi)游覽路線及表演內(nèi)容、時間、地點等告知團(tuán)隊；提醒團(tuán)隊注意安全，不要伸手入缸，家長帶好小孩，館內(nèi)禁止吸煙，注意衛(wèi)生等。
營銷員監(jiān)督檢票及處理其他突發(fā)情況，領(lǐng)隊與檢票員一起點人，并核對后簽字。
1.22入館后的接待：
A.講解員分批帶領(lǐng)團(tuán)隊講解魚類知識、觀看表演、參與互動。根據(jù)團(tuán)隊入館時間自行安排好
帶團(tuán)時間和線路，不同類型的團(tuán)隊采用不同的講解風(fēng)格各場館都要帶到，做好引導(dǎo)游客參觀秩序維護(hù)和觀看表演工作。現(xiàn)場負(fù)責(zé)人及時處理團(tuán)隊突發(fā)情況。 B.保安負(fù)責(zé)館內(nèi)秩序維護(hù)，尤其是在表演時，以及其他突發(fā)狀況的應(yīng)對。
C.保潔確保每場表演后的衛(wèi)生清潔工作（一定要及時）和館內(nèi)地面明顯垃圾的清掃等。 D.業(yè)務(wù)員要跟蹤自己的團(tuán)隊，及時與領(lǐng)隊溝通，滿足需求，負(fù)責(zé)團(tuán)隊負(fù)責(zé)人午餐等問題。
1.3團(tuán)隊離館
講解員帶完團(tuán)隊后，業(yè)務(wù)員和講解員一起協(xié)助團(tuán)隊負(fù)責(zé)人清點人數(shù)，確保團(tuán)隊安全、滿意地離開。（如館內(nèi)有遺留團(tuán)隊游客，講解員應(yīng)在館內(nèi)廣播通知）
5.應(yīng)該如何做好接待工作
接待工作是各級機(jī)關(guān)的一項常規(guī)性工作。
接待工作水平高低能夠集中反映一個地方一個部門的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。 接待工作主要由各級機(jī)關(guān)的辦公室來承擔(dān)。
總體要求是：熱情周到，耐心細(xì)致，規(guī)范有序，客人滿意。在具體操作中應(yīng)注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)。
一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備 接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。
在接到上級機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶蠡螂娫捄?，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。
在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀(jì)念品贈送、結(jié)束送行、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人。
制定方案時要注意上級機(jī)關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而宜，根據(jù)需要妥貼安排。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時通知有關(guān)人員或召開專題會議詳細(xì)安排，讓每個參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。
接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調(diào)整，并及時通知有關(guān)工作人員。 二、熱情周到地做好接待中服務(wù) 在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。
（一）迎接引導(dǎo)，沿途介紹。對接待者來講，來訪的都是客人，要盡好地主之誼，盡量為客人提供方便。
迎接時要根據(jù)客人人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達(dá)與客人約定的地點。接到客人后，沿途要主動向客人介紹景觀或接待安排情況，征求意見，讓客人對此次活動有大體的了解，特別要注意別冷場，要顯示出熱情。
迎接引導(dǎo)客人還要注意引導(dǎo)客人時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。 （二）座談交流，服務(wù)周到。
接待活動中如有座談，要根據(jù)人數(shù)提前安排好座談的地點。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。
座談地點要注意懸掛橫標(biāo)、座次擺放、茶水供應(yīng)、花草、音響照明、材料擺放等事項。 （三）食宿宴請，妥善安排。
住宿要根據(jù)需要進(jìn)行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時間、就餐地點等一并發(fā)至客人手中。就餐要嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)，突出地方特色，根據(jù)客人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生。
宴請時當(dāng)?shù)貐⒓尤藛T應(yīng)與客人對等或高半格，并安排好座次、致詞等。 （四）參觀考察，精心準(zhǔn)備。
參觀考察要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。
每個參觀點要提前準(zhǔn)備好茶水或礦泉水，并要有專人做情況簡介，同時要安排好休息地點、方便地點等。 （五）注意送行，善始善終。
活動結(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導(dǎo)致整個接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。
送行時要到客人住地送行，等客人乘坐的車輛啟動后再離開。 三、及時全面地做好接待后總結(jié) 整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。
要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將照片寄給客人。
一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設(shè)和景點之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。
同時，工作人員要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。 湖南會議接待服務(wù)中心提供。
6.接待方案的一般內(nèi)容有哪些
接待方案的一般內(nèi)容：1。
接待方針接待方針是接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)活動實際情況和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對接待工作的要求以及來賓的具體情況確定。
2。接待規(guī)格接待規(guī)格實際上是來賓所受到的待遇，往往體現(xiàn)了主辦者對來賓的重視和歡迎的程度。
接 待規(guī)格主要表現(xiàn)在以下方面。 （1）迎接、宴請、看望、陪同、送別來賓時，主辦方出面人員的身份。
具體可以分為三種情 況：第一種是高規(guī)格，即主辦方出面人員的身份高于來賓，以體現(xiàn)對對方的重視和尊重；第二種 是對等規(guī)格，即主辦方出面人員的身份與來賓大體相等；第三種是低規(guī)格，即主辦方出面的人員 的身份比來賓低。 顯然，到場的我方人士身份越髙，尤其是到場的我方主要人士的身份越高，越 說明我方尊重并重視對方，雙方關(guān)系較為密切。
（2）活動過程中安排宴請、參觀、訪問、游覽、娛樂活動的次數(shù)、規(guī)模和隆重程度。（3）來賓的食宿標(biāo)準(zhǔn)。
接待規(guī)格要依據(jù)活動的目標(biāo)、性質(zhì)、接待方針并綜合考慮來賓的身份、地位、影響等實際因 素來確定。 確定接待規(guī)格要適當(dāng)。
涉外接待的規(guī)格應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)外事接待的規(guī)定執(zhí)行。3。
接待內(nèi)容接待的內(nèi)容包括接站、食宿安排、宴請、看望、翻譯服務(wù)、觀看文藝演出、參觀游覽、聯(lián)歡娛 樂、返離送別等。接待內(nèi)容的安排應(yīng)當(dāng)服從于整個來賓的大局，并有利于來賓的休息、調(diào)整，同 時也能夠為活動創(chuàng)造輕松、和諧的氣氛。
4。接待活動的時間安排接待活動的時間安排應(yīng)當(dāng)同活動日程安排通盤考慮，并在活動日程表中反映出來，以便于 來賓了解和掌握。
5。接待責(zé)任接待責(zé)任是指各項接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。
接待責(zé)任必須細(xì)分并且落實 到個人，必要時建立專門的工作小組。 如大型會議活動可設(shè)置票務(wù)組，負(fù)責(zé)來賓返離時的票務(wù) 聯(lián)系。
6。接待經(jīng)費接待經(jīng)費是整個活動經(jīng)費的構(gòu)成部分，主要是安排來賓食宿和交通的費用，有時也包含安 排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外活動還包括少量的禮品費。
活動接待方案應(yīng)當(dāng)對接 待經(jīng)費的來源和支出作出具體說明。 在任何情況下，接待來賓都是需要花錢的。
來賓接待工作 中的費用支出應(yīng)該既有一定標(biāo)準(zhǔn)，又要反映出接待方對對方的重視。
