關于明確會議接待標準的通知(關于會議接待方案)
關于明確會議接待標準的通知
關于明確會議接待標準的通知
為提高酒店會議接待檔次，提升會議接待品質(zhì)，提高顧客滿意度，從而提升酒店整體營業(yè)收入?，F(xiàn)嚴格按照四星級酒店會議接待標準，再結(jié)合實際，制訂以下“新貴都城市酒店會議接待標準”。具體內(nèi)容如下：
一、 人員配置：
1、50人以下會議：
（1）餐飲部：管理人員1名、服務員1名
（2）工程部：調(diào)音師1名
2、50人-100人會議：
（1）餐飲部：管理人員1名、服務員2名
（2）工程部：調(diào)音師1名
3、100人以上會議：
（1）營銷部：客戶經(jīng)理1名
（2）餐飲部：管理人員1名、服務員3名
（3）工程部：調(diào)音師1名
二、物品配置：
1、 餐飲部負責：
（1） 茶具飲品：蓋杯、杯墊、小瓶裝礦泉水1瓶、薄荷糖2顆（劇院式會議：會議
室兩側(cè)集中擺放供客人選用）
（2） 基本文具：文件夾、信紙、鉛筆
2、營銷部負責：會議席卡
三、場地布置：
1、餐飲部負責
（1）主席臺或演講臺鮮花
（2）會場綠植（四周綠植/舞臺綠植/中間花壇綠植）
四、服務流程
1、 待通知書”的`方式，告知會議接待部門接待細節(jié)。
2、 餐飲部按“綜合接待通知書”相關要求，做會議接待準備工作。
3、 會議接待要求：
（1） 會議接待前一天：餐飲部需按會議接待標準完成會場布置，管理人員檢查合格
后請客人或營銷客戶經(jīng)理最終確認。
（2） 會議開始半小時前：
a. 營銷客戶經(jīng)理到位：與會議主辦方工作人員作最后的溝通工作；
b. 餐飲部管理人員、服務員到位：做會議前茶水服務準備；
c. 工程部調(diào)音師到位：做會議前音響話筒的再次檢查確保完好。
（3）會議接待期間：餐飲管理人員、服務員，調(diào)音師不允許有脫崗現(xiàn)象，營銷客戶經(jīng)理不定期到會場
a. 調(diào)音師在會議期間確保音響話筒正常；
b. 服務員每隔15分鐘添加一次茶水；
c. 管理人員不間斷的對會場進行巡視，確保會議的正常進行；
d. 營銷客戶經(jīng)理：會前、會中、會后在會場做會議協(xié)調(diào)工作。（遇重要會議全程在場）。
（4）會議結(jié)束后：
a. 調(diào)音師關閉所有音響話筒和電源；
b. 服務員檢查會場是否有客人遺漏的物品，并清掃會場衛(wèi)生；
c. 管理人員作最后的清場檢查工作，檢查合格后關電鎖門；
d. 營銷客戶經(jīng)理與客戶對接帳務。
以上會議接待標準從2017年12月份開始實施，請各相關部門遵照執(zhí)行，如有未按標準執(zhí)行的現(xiàn)象發(fā)生，出現(xiàn)失職行為，酒店將嚴處。
抄報：總經(jīng)理室 抄送：各部門
關于會議接待方案
為客人辦理好入住手續(xù)，并讓客人及時了解到酒店的基本情況和注意事項。以下是小編精心為大家整理的會議接待方案，推薦給大家參考，歡迎大家前來閱讀。
會議接待方案 ：篇一
一、接待時間：2011年X月X日—X月X日
二、接待地點：
接送機地點：西寧機場
下榻酒店：XX大酒店(銀龍大酒店，神旺大酒店，青海賓館等)
會議地點：XX大酒店會議廳(銀龍大酒店會議廳，神旺大酒店會議廳，青海賓館會議廳等)
三、接待對象：
嘉賓等一行人及其陪同人員
四、接待負責人員：
總負責：接待辦
跨部門接待小組：相關領導，秘書組，行政組，宣傳組，保衛(wèi)組
五、接待前期準備工作：
1.制發(fā)邀請函，邀請嘉賓，協(xié)調(diào)時間
2.食宿安排，提前預定
3.迎接車輛安排
4.迎賓(嘉賓到達前20分鐘，相關人員需做好迎賓工作)
5. 相關接待人員，負責相關接待工作
六、機場接待
1.機場一層到達廳內(nèi)設接待處人員，根據(jù)來客乘坐的航班到達情況持“熱烈歡迎XX貴賓”牌，在一層到達電梯口等候，接到嘉賓后負責引導至接待處(簽到臺桌子規(guī)格1.8x0.5x0.75)。接待組由此將客人集中帶出乘車。
2.在廊橋出口、候機廳二層到達電梯口及接待處放置簡易歡迎標語牌(80x180cm以下易拉寶)。
3.由服務科按照按正常要客接待程序接待。
4.對于重要領導等特殊客人，由團省委提出要求，機場團委負責申請辦理有關接待人員通行證，安排相關人員協(xié)助在廊橋出口處迎接。
硬件附注：易拉寶2個(其中1個2米)，接待處牌子和桌子，筆若干支，迎賓牌，授帶10條.
七、酒店入住
1.確定嘉賓入住時間，通知酒店接待人員提前做好相關準備，確定房間住宿安排。
2.嘉賓到達酒店，大廳接待組全員在酒店大廳恭候，攝像記錄組安排攝像拍照。
3.進入酒店后，由接待人員的引領下入住提前安排好的房間。
4.如飯后休息需要安排人員將嘉賓帶領回房間。餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人員引領嘉賓在入住酒店進行用餐。由客房服務人員進行相關服務。
2.餐后安排客房服務人員帶入房間休息，并問詢是否需要叫醒服務。
九、會議前的籌備工作
1.選擇會議廳。根據(jù)會議參加人員的人數(shù)確定會議廳規(guī)模。
2.會場布置。根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上需擺放紙筆、水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一
3.會議前的接待禮儀。提前準備禮儀人員做好相關接待工作。
4.會前檢查。提前檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。
十、會議接待
1.歡迎詞(電子屏幕)提前15分鐘播放“熱烈歡迎各位XX貴賓蒞臨我公司考察指導”
2.會場整理及布置
1)提前30分鐘清潔并布置會場，保持會場整齊有序，空氣清新
2)擺放會場物品，桌面上如需擺放水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一 ，香煙可交于陪同人員級別最高者代為分發(fā)，調(diào)試投影儀，音響等設備，放映相關資料。
3.聯(lián)系陪同人員，講解員。根據(jù)客戶考察目的及需要，確定陪同人員并及時告知其準備事宜，以便順利溝通：會談開始前1小時，再次提醒相關人員
4.領導嘉賓到達會議廳，由禮儀引入會場就座。
十一、座談
1.企業(yè)宣講(集團，產(chǎn)業(yè)宣傳片，企業(yè)介紹PPT)
2.技術交流(技術人員PPT講解，互動)
3. 會場服務(每20-30分鐘添加茶水或視情況而定)
4. 拍照(依重要程度，進行拍照留檔)
5. 攝像(依重要程度，進行攝像留檔)
十二、會后服務準備
做好會后服務的準備。提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影準備。會后用車在會議結(jié)束前妥善安排。
十三、會后服務
會議結(jié)束，攝影師做完攝影工作后，由接待人員負責將領導嘉賓送回入住酒店。
會議接待方案 ：篇二
為了做好第二屆中國餐飲業(yè)博覽會會務接待工作，組委會辦公室委托西安市成立餐博會會務接待組，并制定了第二屆中國餐飲業(yè)博覽會接待工作實施方案，具體如下：
一、接待時間
20XX年10月17日至21日午前。
10月17日全天報到。
二、住宿安排
組委會負責接待由各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市統(tǒng)一組團參會的代表。請各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市組團單位在8月25日前將參會人數(shù)、入住賓館等級及要求報會務接待組(餐博會代表團擬入住賓館回執(zhí)表附后)，并將定金(500元/人)于8月31日前匯入餐博會會務組賬戶。
三、用餐安排
10月17日至20日的用餐由會務接待組統(tǒng)一安排。用餐安排在入住賓館，形式為自助餐或地方風味餐飲，代表憑餐券在規(guī)定時間用餐。有特殊用餐要求的代表，請各地代表團聯(lián)絡員及時與住店會務接待小組聯(lián)系。
四、交通安排
10月17日會議報到當天，接待組在西安咸陽國際機場、西安火車站設接待點，各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市組團的代表請?zhí)崆耙詡髡嫘问綄⒑桨?、車次及抵達西安的時間報接待組。
餐博會期間，代表參加活動的市內(nèi)區(qū)間交通用車由接待組統(tǒng)一安排。
10月21日會務接待組為代表安排送站，需提前離西安的代表請及時與住店會務接待小組聯(lián)系。會后需自行參觀考察的代表，會務接待小組可代為聯(lián)系酒店和旅行社，費用自理。
五、收費標準
(一)會務費：每位代表會務費600元，會務費包括餐博會資料費、區(qū)間交通費、參觀交流場館門票、仿唐入城式和盛唐迎賓宴暨餐廚文藝表演費、大唐芙蓉園門票、閉幕式晚宴費、紀念品等。團體報名超過50人的以及要求參加部分活動的代表可與會務接待組具體協(xié)商。
(二)食宿費：根據(jù)所住的不同賓館設A類：1500元/人，B類：1200元/人兩個等級標準。對于住宿、用餐有其他要求的代表團，也請在8月25日前與接待組聯(lián)系。
(三)減免事項：各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單位列市代表團團長免收食宿費、會務費;各地組團參會人數(shù)超過20人的，免收聯(lián)絡員(1名)的食宿費和會務費。
六、其他
因代表離西安返程日期相對集中，接受統(tǒng)一安排食宿的代表需預定返程機(車)票的，請?zhí)崆芭c會務接待組或入住賓館會務接待小組聯(lián)系。
七、聯(lián)系辦法
餐博會組委會辦公室會務接待組：
聯(lián)系人：肖來利xxxxxx
劉勇029-8xxxxxx
傳真：029-xxx
繳費賬號：xxxxx
開戶銀行：中國工商銀行西安北大街支行
開戶名稱：第二屆中國餐飲業(yè)博覽會會務組